Rattaché au Directeur Général des Services des Ressources
Définition du poste
Sous l’autorité directe du Directeur Général des Services des Ressources, l’assistant(e) de direction apporte une aide permanente au directeur général des services en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.
Dans une logique de mutualisation, l’assistant(e) est également amené(e) à assurer des tâches de secrétariat auprès de la chargée de mission en charge de l’évaluation des politiques publiques et de la direction des affaires financières.
Descriptif général des missions
Domaine d'activités : Pilotage, management et gestion des ressources
Famille : Affaires générales
Missions principales du poste
- Organisation permanente de la vie professionnelle du cadre
- Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
- Suivi des projets et activités de la direction
- Accueil téléphonique et physique au secrétariat
- Organisation et planification des réunions
- Recherche et diffusion d'informations
- Gestion du courrier
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers
- Tâches administratives de secrétariat (évaluation des politiques publiques et direction des affaires financières)
Missions secondaires du poste
-
- Participe à l’organisation de la continuité des activités des secrétariats du D.G.S. et du cabinet de la présidence en cas d’absence de l’un(e) des assistants(es).
Conditions de rémunération
- Cadre statutaire/pyramidage du poste
- Filière : administrative
- Catégorie : C
- Cadre d’emplois : Adjoint administratif
- RIFSEEP
- Groupe 2
- Cotation : 0.41/0.50
- Eligibilité à la NBI (selon conditions statutaires) : Non
Conditions particulières d’emploi
- Lieu d’affectation : siège de la CAHC
- Durée hebdomadaire de service : temps complet
- Horaires de travail : 1607H, cycle 36h, 37h ou 38h
- Horaires variables et pics d'activité en fonction des obligations du service et des demandes du supérieur hiérarchique
- Grande disponibilité
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Modalités d’organisation du travail et contraintes (déplacements professionnels, travail isolé, …) : exceptionnellement
- Eligibilité au télétravail (sous réserve de la faisabilité technique et organisationnelle après avis du supérieur hiérarchique) : oui
Environnement Professionnel
- Situation hiérarchique
- N+1 : Directeur Général des Services
- Situation fonctionnelle :
- Relations fonctionnelles en interne : les secrétariats et les membres du comité de direction
- Relations fonctionnelles à l’extérieur : les élus, les autres collectivités
Compétences
Savoir-faire :
- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
- Organiser les déplacements
- Etablir une relation de confiance
- Rédiger les ordres du jour en concertation avec l’encadrant
- Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
- Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
Savoir :
- Notions d'organisation et de gestion du temps
- Fonctionnement des services de la collectivité
- Règles de l'expression orale et écrite de qualité
- Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
- Vocabulaire professionnel du service
Suivi des projets et activités de la direction :
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
- Suivre l'exécution budgétaire du service
- Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
Accueil téléphonique et physique :
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
- Standard téléphonique, annuaire internet
- Annuaire de la collectivité et des partenaires
- Fonctionnement et rôle des autres collectivités
Santé au travail
- Risques particuliers du poste : Non
- Équipements de protection individuelle nécessaires pour le poste : Non
Vous souhaitez postuler ?
Vous pouvez envoyer votre CV et lettre de motivation à Monsieur le Président de la Communauté d'Agglomération Hénin-Carvin, avant le 21 juin 2023, via la plateforme dématérialisée de l'Agglo, en cliquant sur le bouton ci-après.
